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lunedì 19 settembre 2011

Dalla lampadina a... come realizzare un buon evento

Vediamo insieme come organizzare un evento, ragionando per ora in generale. La cosa più difficile, probabilmente, è proprio passare dall’idea alla pratica, dare forma e corpo a quella lampadina...





Ecco una traccia essenziale con indicazioni utili per  strutturare, passo dopo passo, un buon progetto da presentare al pubblico. 



a)      Per prima cosa, cerchiamo un nome per la nostra idea, il nostro progetto. 
b)     Seconda cosa, sforziamoci di renderlo unico. Tema e tipo di evento (briefing creativo)
c)     A caccia di obiettivi. Cerchiamo di individuare le principali finalità del nostro evento. Perché lo realizziamo?
d)     Definiamo il target (a chi ci vogliamo rivolgere?): per esempio, se organizziamo un aperitivo con l’autore o un concerto di musica classica o un festival jazz, i potenziali interessati e spettatori saranno diversi, con caratteristiche ed esigenze specifiche che non possiamo trascurare.
e)      Location: scegliere un posto adatto, dove realizzare il progetto e prendere informazioni per verificarne i costi, gli orari e la fattibilità. Poi ragionare sull’atmosfera da creare e, a parte, sul fondamentale discorso "sicurezza".
f)       Parliamo di risorse (umane ed economiche). Verificare cosa abbiamo a disposizione.
- Il budget disponibile: quantificare bene le risorse economiche necessarie.
- Analizzare i fondi, i possibili costi ed eventuali sponsor da trovare.
 
- Collaboratori: individuare chi collaborerà alla realizzazione del progetto (in forma volontaria o retribuita).
 
- Fare il punto sulle altre disponibilità: immobili/spazi, mezzi di trasporto, scenografie, arredi, colleghi e amicizie, impianto luci/audio, konw-how, contatti utili, sponsor…
g)   Comunicazione e promozione dell’evento: valutare quali canali utilizzare per diffondere il progetto, scegliere un titolo e uno slogan per le comunicazioni da inviare tramite posta elettronica e mailing-list, inviti cartacei e tramite social network (Facebook, Twitter, ecc.), passaparola... Se si opta per la classica via dei volantini/locandine/manifesti (verificare le regole e l’iter burocratico da seguire nel comune interessato), predisporre anche un piano di grafica e stampa e soprattutto di distribuzione del materiale cartaceo.
h)     Articolazione dell’evento: passare dalla fase creativa a quella pratica. Ovvero suddividere in vari step di realizzazione concreta e individuare i responsabili o referenti delle singole attività (per esempio: chi si occupa della comunicazione, chi del sopralluogo e delle attrezzature disponibili, chi degli ospiti, ecc.)
i)    Tempistica: cercare di definire nel modo più preciso possibile i tempi di organizzazione e realizzazione dell’iniziativa (fasi e durata) e predisporre per ogni “addetto ai lavori” (o fornitore) una scheda tecnica (luci/audio/arredi/accoglienza…) il più precisa possibile e una scheda di scena, un copione (per attori, musicisti, relatori…). Il tutto per coprire ogni possibile imprevisto e garantire la piena riuscita del nostro evento.
j)       Il piano "B" (se qualcosa andasse storto, importante è avere sempre il piano di riserva). L’esempio più banale? Se programmiamo un evento estivo all’aperto, meglio predisporre una valida alternativa, in caso di pioggia.


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