Vediamo insieme come organizzare un evento, ragionando per ora in generale. La cosa più difficile, probabilmente, è proprio passare dall’idea alla pratica, dare forma e corpo a quella lampadina...
a) Per prima cosa, cerchiamo un nome per la nostra idea, il nostro progetto.
b) Seconda cosa, sforziamoci di renderlo unico. Tema e tipo di evento (briefing creativo)
c) A caccia di obiettivi. Cerchiamo di individuare le principali finalità del nostro evento. Perché lo realizziamo?
d) Definiamo il target (a chi ci vogliamo rivolgere?): per esempio, se organizziamo un aperitivo con l’autore o un concerto di musica classica o un festival jazz, i potenziali interessati e spettatori saranno diversi, con caratteristiche ed esigenze specifiche che non possiamo trascurare.
e) Location: scegliere un posto adatto, dove realizzare il progetto e prendere informazioni per verificarne i costi, gli orari e la fattibilità. Poi ragionare sull’atmosfera da creare e, a parte, sul fondamentale discorso "sicurezza".
f) Parliamo di risorse (umane ed economiche). Verificare cosa abbiamo a disposizione.
- Il budget disponibile: quantificare bene le risorse economiche necessarie.
- Analizzare i fondi, i possibili costi ed eventuali sponsor da trovare.
- Collaboratori: individuare chi collaborerà alla realizzazione del progetto (in forma volontaria o retribuita).
- Fare il punto sulle altre disponibilità: immobili/spazi, mezzi di trasporto, scenografie, arredi, colleghi e amicizie, impianto luci/audio, konw-how, contatti utili, sponsor…
- Il budget disponibile: quantificare bene le risorse economiche necessarie.
- Analizzare i fondi, i possibili costi ed eventuali sponsor da trovare.
- Collaboratori: individuare chi collaborerà alla realizzazione del progetto (in forma volontaria o retribuita).
- Fare il punto sulle altre disponibilità: immobili/spazi, mezzi di trasporto, scenografie, arredi, colleghi e amicizie, impianto luci/audio, konw-how, contatti utili, sponsor…
g) Comunicazione e promozione dell’evento: valutare quali canali utilizzare per diffondere il progetto, scegliere un titolo e uno slogan per le comunicazioni da inviare tramite posta elettronica e mailing-list, inviti cartacei e tramite social network (Facebook, Twitter, ecc.), passaparola... Se si opta per la classica via dei volantini/locandine/manifesti (verificare le regole e l’iter burocratico da seguire nel comune interessato), predisporre anche un piano di grafica e stampa e soprattutto di distribuzione del materiale cartaceo.
h) Articolazione dell’evento: passare dalla fase creativa a quella pratica. Ovvero suddividere in vari step di realizzazione concreta e individuare i responsabili o referenti delle singole attività (per esempio: chi si occupa della comunicazione, chi del sopralluogo e delle attrezzature disponibili, chi degli ospiti, ecc.)
i) Tempistica: cercare di definire nel modo più preciso possibile i tempi di organizzazione e realizzazione dell’iniziativa (fasi e durata) e predisporre per ogni “addetto ai lavori” (o fornitore) una scheda tecnica (luci/audio/arredi/accoglienza…) il più precisa possibile e una scheda di scena, un copione (per attori, musicisti, relatori…). Il tutto per coprire ogni possibile imprevisto e garantire la piena riuscita del nostro evento.
j) Il piano "B" (se qualcosa andasse storto, importante è avere sempre il piano di riserva). L’esempio più banale? Se programmiamo un evento estivo all’aperto, meglio predisporre una valida alternativa, in caso di pioggia.
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